Ηλεκτρονικός φάκελος δικογραφίας: Σε ισχύ η νέα ΚΥΑ για την ψηφιακή διαχείριση πολιτικών υποθέσεων

Δημοσιεύθηκε στην Εφημερίδα της Κυβερνήσεως η Κοινή Υπουργική Απόφαση των Υπουργείων Δικαιοσύνης και Ψηφιακής Διακυβέρνησης, με την οποία καθορίζεται ο τρόπος λειτουργίας του ηλεκτρονικού φακέλου δικογραφίας στην πολιτική διαδικασία, καθώς και οι τεχνικές προδιαγραφές και οι διαδικασίες ηλεκτρονικής κατάθεσης δικογράφων και λοιπών εγγράφων (ΦΕΚ Β΄ 3779/25.06.2026).

Σύμφωνα με τη νέα ρύθμιση, για κάθε πολιτική υπόθεση θα τηρείται ηλεκτρονικός φάκελος στο Ολοκληρωμένο Σύστημα Διαχείρισης Δικαστικών Υποθέσεων Πολιτικής και Ποινικής Δικαιοσύνης (ΟΣΔΔΥ-ΠΠ), στον οποίο θα συγκεντρώνονται όλα τα έγγραφα που προβλέπει ο Κώδικας Πολιτικής Δικονομίας.

Παράλληλα, έγγραφα που έχουν ήδη κατατεθεί σε έντυπη μορφή θα μπορούν να αντλούνται από το Ψηφιακό Αποθετήριο των δικαστηρίων. Εφόσον δεν είναι διαθέσιμα ηλεκτρονικά, θα εισάγονται στο σύστημα ως ψηφιοποιημένα αντίγραφα από την αρμόδια δικαστική υπηρεσία, χωρίς όμως να αποκτούν την ισχύ ακριβούς αντιγράφου.

Η ΚΥΑ καθορίζει αναλυτικά και τη διαδικασία ηλεκτρονικής κατάθεσης δικογράφων από τους δικηγόρους. Ο χρήστης εισέρχεται στο Σύστημα Ολομέλειας, ταυτοποιείται και επιβεβαιώνεται ότι πληροί τις απαιτούμενες προϋποθέσεις. Στη συνέχεια επιλέγει την ηλεκτρονική κατάθεση δικογράφου, συμπληρώνει τα στοιχεία του εντολέα, του δικαστηρίου, της διαδικασίας και του δικογράφου, καθώς και τα στοιχεία τυχόν σχετικών υποθέσεων. Ακολουθεί η ηλεκτρονική πληρωμή του γραμματίου προκαταβολής εισφορών, των ενσήμων και των προβλεπόμενων παραβόλων και, στη συνέχεια, η ανάρτηση του δικογράφου, το οποίο πρέπει να φέρει προηγμένη ή εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή.

Μετά την επιτυχή υποβολή, το πληροφοριακό σύστημα ελέγχει την εγκυρότητα της ηλεκτρονικής υπογραφής, αποδίδει αυτόματα Γενικό Αριθμό Κατάθεσης (ΓΑΚ) και Ειδικό Αριθμό Κατάθεσης (ΕΑΚ), αποστέλλει ηλεκτρονική ειδοποίηση στον δικηγόρο και εκδίδει το αποδεικτικό κατάθεσης μαζί με τα αιτηθέντα αντίγραφα, τα οποία φέρουν επίσης ηλεκτρονική υπογραφή ή ηλεκτρονική σφραγίδα.

Αντίστοιχη διαδικασία προβλέπεται και για την ηλεκτρονική κατάθεση προτάσεων, αποδεικτικών μέσων και λοιπών διαδικαστικών εγγράφων. Ο δικηγόρος συμπληρώνει τα στοιχεία της ήδη εκκρεμούς υπόθεσης, καταχωρίζει τα στοιχεία του εντολέα και τον αριθμό των σελίδων των προτάσεων, πραγματοποιεί την απαιτούμενη ηλεκτρονική πληρωμή και στη συνέχεια αναρτά τις προτάσεις, μαζί με τα σχετικά έγγραφα και αποδεικτικά μέσα, τα οποία επισυνάπτονται σε μορφή PDF, με συνολικό μέγεθος έως 300 MB.

Μετά την ολοκλήρωση της διαδικασίας, το σύστημα αποδίδει ηλεκτρονικό αριθμό πρωτοκόλλου κατάθεσης, αποστέλλει σχετική ειδοποίηση μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και παρέχει το αποδεικτικό κατάθεσης καθώς και τα αντίγραφα των εγγράφων που υποβλήθηκαν.

Η ΚΥΑ διευκρινίζει ακόμη ότι ως χρόνος κατάθεσης λογίζεται η ημερομηνία και η ώρα που αναγράφονται στην απάντηση του Ενιαίου Συστήματος και αποτυπώνονται στο αποδεικτικό κατάθεσης. Οι καταθέσεις που πραγματοποιούνται οποιαδήποτε ώρα εργάσιμης ημέρας θεωρούνται ότι έγιναν εντός του ωραρίου της ίδιας ημέρας, ενώ όσες υποβάλλονται κατά τις εξαιρετέες ημέρες θεωρούνται ότι κατατέθηκαν την αμέσως επόμενη εργάσιμη ημέρα. Όλα τα υποβαλλόμενα έγγραφα ενσωματώνονται αυτομάτως στον ηλεκτρονικό φάκελο της συγκεκριμένης δικογραφίας, ενώ η εκτύπωση του αποδεικτικού κατάθεσης επέχει θέση επίσημου αντιγράφου.

Τέλος, προβλέπεται μεταβατική περίοδος εφαρμογής. Μέχρι να καταστεί υποχρεωτική η ηλεκτρονική κατάθεση, οι δικηγόροι θα μπορούν να συνεχίσουν να καταθέτουν δικόγραφα και με τον τρόπο που ίσχυε πριν από την έναρξη εφαρμογής του ν. 5221/2025.

Δείτε αναλυτικά την ΚΥΑ στο et.gr.