e-ΕΦΚΑ: Νέοι κανόνες για την καταγραφή επισκεπτών στις υπηρεσίες – Τι ισχύει για δικηγόρους και πολίτες

Εγκύκλιος 22/2026 καθορίζει τη διαδικασία εισόδου στις υπηρεσίες του Φορέα, τον τρόπο τήρησης των στοιχείων και τη διαχείριση περιπτώσεων άρνησης ταυτοποίησης. Τα δεδομένα διατηρούνται για έναν μήνα.

Ενιαίο πλαίσιο για την καταγραφή και τη διαχείριση των στοιχείων όσων επισκέπτονται τις υπηρεσίες του θέτει ο e-ΕΦΚΑ, με την εγκύκλιο 22/2026. Οι νέες οδηγίες αφορούν το σύνολο των υπηρεσιών που εξυπηρετούν πολίτες, τόσο στην Κεντρική Διοίκηση όσο και στις Τοπικές Διευθύνσεις του Φορέα.

Βασικός στόχος είναι η ενίσχυση της ασφάλειας των συναλλασσομένων, του προσωπικού και των εγκαταστάσεων, καθώς και η δυνατότητα διερεύνησης περιστατικών που ενδέχεται να προκύψουν κατά τη λειτουργία των υπηρεσιών.

Η εγκύκλιος καθορίζει πώς καταγράφονται οι επισκέψεις, ποια στοιχεία επιτρέπεται να συλλέγονται, για πόσο χρονικό διάστημα διατηρούνται και πώς αντιμετωπίζονται οι περιπτώσεις κατά τις οποίες κάποιος αρνείται να επιδείξει έγγραφο ταυτοποίησης.

Πώς γίνεται η καταγραφή των επισκέψεων

Η διαδικασία διαφοροποιείται ανάλογα με τον διαθέσιμο εξοπλισμό και τις τεχνικές δυνατότητες κάθε υπηρεσίας.

Στις δομές που διαθέτουν υπολογιστή στην είσοδο και μπορούν να χρησιμοποιήσουν την αντίστοιχη ηλεκτρονική εφαρμογή, οι πολίτες που προσέρχονται χωρίς προγραμματισμένο ραντεβού καταχωρίζονται σε αυτήν ως επισκέπτες με ραντεβού.

Όταν η επίσκεψη έχει καταγραφεί ηλεκτρονικά, δεν απαιτείται παράλληλη συμπλήρωση των ίδιων στοιχείων σε έντυπο βιβλίο εισερχομένων. Για την ταυτοποίηση του επισκέπτη αρκεί η επίδειξη της ταυτότητάς του.

Αντίθετα, στις υπηρεσίες που δεν διαθέτουν την απαραίτητη τεχνική υποδομή, η καταχώριση των πολιτών χωρίς ραντεβού πραγματοποιείται σε έντυπο αρχείο, με ευθύνη του αρμόδιου υπαλλήλου υποδοχής.

Τι στοιχεία καταγράφονται και τι ισχύει για τους δικηγόρους

Η συλλογή δεδομένων περιορίζεται σε όσα είναι απαραίτητα για την ασφάλεια και τον σκοπό της καταγραφής. Τα στοιχεία που τηρούνται εξαρτώνται από τη διαδικασία που εφαρμόζεται σε κάθε υπηρεσία και από την ιδιότητα του επισκέπτη.

Ιδιαίτερη πρόβλεψη υπάρχει για τους δικηγόρους. Κατά την προσέλευσή τους απαιτείται να επιδεικνύουν τη δικηγορική τους ταυτότητα, ενώ καταγράφεται ο αριθμός της, ώστε να επιβεβαιώνεται η επαγγελματική τους ιδιότητα.

Η εγκύκλιος διευκρινίζει, παράλληλα, ότι δεν καταχωρίζονται αυτομάτως πρόσθετα στοιχεία ταυτοποίησης, όπως ο ΑΦΜ ή ο αριθμός δελτίου αστυνομικής ταυτότητας στο έντυπο αρχείο εισερχομένων, όταν αυτά δεν είναι αναγκαία για τον συγκεκριμένο σκοπό.

Για πόσο διάστημα διατηρούνται τα στοιχεία

Σύμφωνα με τις οδηγίες, οι καταγραφές των επισκέψεων τηρούνται για χρονικό διάστημα ενός μήνα από την ημερομηνία καταχώρισης.

Η πρόβλεψη αυτή εντάσσεται στο πλαίσιο διαχείρισης των δεδομένων που συλλέγονται για την προστασία των πολιτών, των εργαζομένων και των εγκαταστάσεων του e-ΕΦΚΑ.

Τι συμβαίνει όταν κάποιος αρνείται την καταγραφή

Η εγκύκλιος προβλέπει συγκεκριμένη διαδικασία για τις περιπτώσεις κατά τις οποίες ένας επισκέπτης εκφράζει αντιρρήσεις σχετικά με την καταχώριση των στοιχείων του.

Εφόσον ο πολίτης δεν επιθυμεί να καταγραφούν τα δεδομένα του, ο υπάλληλος μπορεί να ζητήσει την επίδειξη επίσημου εγγράφου, όπως αστυνομικής ταυτότητας, διαβατηρίου ή δικηγορικής ταυτότητας, αποκλειστικά για να διαπιστώσει ότι πρόκειται για το πρόσωπο που δηλώνει ότι είναι.

Στην περίπτωση αυτή, δεν καταγράφονται τα στοιχεία του εγγράφου ούτε λαμβάνεται αντίγραφό του.

Διαφορετικός χειρισμός προβλέπεται όταν ο επισκέπτης αρνείται πλήρως να επιδείξει οποιοδήποτε έγγραφο ταυτοποίησης.

Πότε μπορεί να μην επιτραπεί η είσοδος

Η διαδικασία που περιγράφεται στην εγκύκλιο προβλέπει αρχικά την ενημέρωση του πολίτη από τον αρμόδιο υπάλληλο, με ήρεμο τρόπο και με εξήγηση των λόγων για τους οποίους εφαρμόζονται οι συγκεκριμένες οδηγίες.

Εάν η άρνηση συνεχιστεί, καλείται να παρέμβει ο αρμόδιος προϊστάμενος της Διεύθυνσης. Σε περίπτωση που ο πολίτης εξακολουθεί να αρνείται να επιδείξει έγγραφο, δεν επιτρέπεται η είσοδός του στις εγκαταστάσεις.

Για την εξυπηρέτησή του, θα πρέπει να του υποδεικνύονται εναλλακτικοί τρόποι επικοινωνίας με τον Φορέα, και συγκεκριμένα:

• Τηλεφωνική επικοινωνία με το 1555.
• Υποβολή ερωτήματος μέσω του αντίστοιχου υποσυστήματος ερωτημάτων του e-ΕΦΚΑ.

Οι οδηγίες επισημαίνουν ότι η αντιμετώπιση τέτοιων περιστατικών πρέπει να είναι κοινή σε όλες τις υπηρεσίες και να μην εξαρτάται από την προσωπική εκτίμηση του υπαλλήλου που βρίσκεται στην είσοδο.

Ενιαία εφαρμογή σε όλες τις υπηρεσίες του e-ΕΦΚΑ

Με την εγκύκλιο 22/2026, ο e-ΕΦΚΑ επιχειρεί να καθιερώσει κοινή διαδικασία για την υποδοχή και την ταυτοποίηση των επισκεπτών στις δομές του. Το πλαίσιο καλύπτει τόσο τον τρόπο καταγραφής όσο και τη διαχείριση αντιρρήσεων και περιπτώσεων άρνησης επίδειξης εγγράφων.

Κεντρικά σημεία των οδηγιών αποτελούν ο περιορισμός των δεδομένων στα αναγκαία, η αποφυγή διπλής καταχώρισης των ίδιων πληροφοριών και η διατήρηση των καταγραφών για έναν μήνα.

Η εφαρμογή των κανόνων αποσκοπεί στην ομοιόμορφη λειτουργία των υπηρεσιών και στην ενίσχυση της ασφάλειας κατά την καθημερινή εξυπηρέτηση των πολιτών.